Tips Buat CTO Pemula untuk Mengelola Resiko Kegagalan
Lima juta aktif user itu bukan angka kecil. Bagi pebisnis angka ini bisa terkonversi menjadi cuan-cuan tak berseri. Sehingga tim lain disiapkan untuk me-maintain pengguna-pengguna ini. Namun rencana tak seindah realita, semuanya berantakan karena mengindahkan resiko-resiko sepele. Bagaimana ceritanya?
Ada sebuah peristiwa yang bisa kita ambil insight-nya. Pada suatu hari, sebuah produk digital melakukan launching besar-besaran. Ada bintang tamunya, ada gimmicnya dan ada doorprizenya. Pokoknya seru!
Bagaimana mereka melakukan launching? melalui tv, radio, koran, event, media massa? jawabanya bukan itu semua. Mereka melakukan melalui channel yutube, karena subcribernya sudah tembus 15 juta. Sehingga perkiraan viewer mencapai 8 juta. Ekspektasinya waktu itu, dari 8 juta viewer bisa terkonversi menjadi 5 juta aktive user selama acara berlangsung.
Lima juta aktif user itu bukan angka kecil. Bagi pebisnis angka ini bisa terkonversi menjadi cuan-cuan tak berseri. Sehingga tim lain disiapkan untuk me-maintain pengguna-pengguna ini.
Dengarkan juga tulisan ini melalui Spotify sambil Nggowes santai…
Bagi manajemen dan timnya, achiving the target maknanya bonus didepan mata, jalan-jalan liburan luar negeri gratis dan banyak bonus lain.
Tapi banyak hal yang tidak terungkap ke publik, betapa riweuhnya proses dibalik layar serta berbagai resiko kegagalan yang muncul didepan mata.
Pertama, tim ini punya history perform yg kurang bagus. beberapa kali rilis rutin, selalu terlambat, bahka buggy.
Usut punya usut, ternyata problem utamnaya ada di proses developmentya. Timeline selalu lepas dari rencana.
Solusinya, banyak person yang lembur sehingga efek sampingnya berdampak pada menurunnya performa individu, mood tidak stabil, konflik satu sama lain. Akibatnya produktifitas rendah dan kacaunya koordinasi.Selain itu, budget development juga membengkak ndak ketulungan.
Alih-alih mendapatkan 5 juta aktif user, ternyata sistem teknologinya justru down. Aplikasi sering crash sehingga mengakibatkan user melakukan unistal ramai-ramai.
Tidak berhenti disini, dampaknya berbuntut panjang. Mulai kepercayaan dari rekan bisnis terkisis sampai investor tidak melanjutkan kerjasama. Jangankan kepada stakeholder lainnnya, lha wong tim internal saja mulai meragukan.
Namun acara tetap berlangsung walaupun sebatas acara hiburan saja, tidak menghasilkan apa-apa.
Semua kejadian ini merupakan tanggung jawab jajaran manajerial, termasuk direktur teknologi. Mari kita melihat kembali 4 hal yang harus dikelola oleh direktur teknologi. People, infrastruktur, aplikasi dan data. Gambaran kejadian tersebut merupakan salah satu resiko kegagalan dalam pengelolaan aplikasi sekaligus pengelolaan people. Baru satu case, dampaknya sudah kemana-mana. Belum resiko-resiko yang mengancam bagian infra dan data.
Gagal launching, bagaimana cara mencegahnya? Apakah resiko-resiko ini bisa dihindari? Dihindari atau tidak itu pilihan, tapi mengelola resiko adalah jawabannya.
Mengelola resiko itu intinya sederhana. Polanya begini. Ada problem, ada solusi. Masalahnya apa dan jalan keluarnya bagaimana. Apabila kita detailkan, tahapnya menjadi begini.
- Identifikasi resiko
- Dilakukan assesment
- Dilakukan mitigasi
- Monitoring-evaluasi
Proses pengelolaan resiko ini hasil akhirnya berupa SOP/dokumen berisi daftar resiko lengkap dengan mitigasinya. Mari kita coba kupas satu persatu.
- Identifikasi resiko. Kita bikin daftar kemungkinan resiko yang mengancam. Apapun yang berpotensi mengacaukan sistem organisasi dan teknologi kita. Misalnya serangan hacker, kebakaran atau timeline mundur.
- Dilakukan assesment. Tahap ini merupakan penentuan skala prioritas. Disusun dari kombinasi dua hal berikut, (1) seberapa sering sebuah resiko ini muncul serta (2) dampak yang diakibatkannya.
- Dilakukan mitigasi. Bahasa sederhananya adalah rencana atau solusi yang harus dijalankan apabila salah satu resiko poin 1 beneran terjadi. Misalnya terjadi kebakaran, solusinya seluruh tim work remotely. Sebenarnya bagian ini bisa 4 alternatif.
a. resikonya diterima saja
b. resikonya dialihkan
c. resikonya dihindari
d. resikonya dikendalikan - Monitoring. Biasanya secara berkala, rangkaian resiko dan mitigasinya ini dievaluasi. Bisa setiap tiga bulan, enam bulan atau setahun sekali. Sekaligus memperbarui hal-hal yang berkembang seiring dinamika bisnis yang terjadi dilapangan. Bisa jadi ada penambahan atau pengurangan hal-hal yang sudah tidak relevan.
Setiap individu memiliki berbagai macam resiko entah keuangan, kesehatan bahkan jodoh. Resiko-resiko ini harus dikelola dengan baik supaya kita bisa melewati kehidupan dengan nyaman. Jika setiap individu saja punya berbagai resiko, apalagi tim bahkan perusahaan yang melibatkan banyak hal. Semakin besar runag lingkupnya, semakin banyak pula variasi resikonya. Namun rumusnya tetap sama, resiko-resiko ini harus dikelola.
