Lesson Learned — Otomatisasi Proses Bisnis Organisasi Menggunakan Google Sheet dan Script

Kebiasaan mengambil sudut pandang anti mainstream dan imajinatif terpola sejak saya berada dalam circle Softweare Engineer. Situasi disana menuntut saya untuk selalu agile dan bermanuver berdasar data. Meeting, susun strategi, eksekusi, evaluasi kemudian lakukan iterasi. Sangat jauh dari pola kerja administratif kantoran.

Perilaku ini masih terpelihara. Terlebih termaktub dalam dinding truck yang berbunyi “Allah membenci hambanya yang klemar-klemer ora sat set”.

Bagi saya, melakukan pekerjaan rutin dan berulang itu sangat membosankan. Apalagi pekerjaan administratif. Duduk dikantor sambil merekap data excel. Mengirim undangan personal, membalas chating mahasiswa yang sama berulang atau sekedar menempel gambar tandatangan. Sebagai gambaran, setiap hari harus stanby melayani kurang lebih 3000 mahasiswa aktif dan lebih dari 50 dosen. Dalam konteks ini, jujur saya mengakui sebagai pemalas.

Beruntung Google memiliki satu layanan ampuh, yakni Google Apps Script (GAS). Melalui layanan ini saya dapat membangun sendiri berbagai tools pendukung rutinitas. Mulai dari personalized email, pendokumentasian frequently ask question hingga self service konversi MBKM.

1. Personalized Email

Menurut Arens and Loebbecke, sebuah Informasi yang beredar seharusnya terukur. Dapat dilakukan validasi dan tracing. Maka penyebaran informasi melalui Group Whatsapp sebaiknya dihindari karena pesan di Whatsapp tidak dapat di tracing.

Satu-satunya yang bisa memenuhi kriteria tersebut adalah email. Dengan sedikit sentuhan logika dalam rangkaian baris kode, kita bisa melacak siapa saja penerima email yang belum membaca. Kita juga bisa menyematkan informasi yang sifatnya personal dan rahasia kepada setiap penerima. Konsep ini berbeda dengan broadcast — yang informasinya cenderung seragam bagi banyak orang.

Artikel mengenai Personalized Email dapat dibaca pada tautan ini.

2. Frequently Ask Question Web Page Add Ons

Selama kurun waktu terntentu, ragam pertanyaan dari mahasiswa terkait aktivitas akademik cenderung berpola. Misalnya, pada momentum pendaftaran MBKM, banyak pertanyaan seputar konversi SKS. Pada saat tahun ajaran baru, pertanyaan mengenai solusi jadwal bertabrakan sering diajukan. Dan seterusnya dan seterusnya.

Solusinya, teknologi mesin pencari seperti Google, dapat kita sematkan kedalam website resmi. Tentu dengan kapasitas kecerdasan mesin yang sangat terbatas. Ratusan koleksi tanya-jawab yang sering ditanyakan dapat dijadikan modal pengetahuan awal mesin ini. Hanya saja perlu sedikit sentuhan Rule Matching Algorithm supaya kolom pertanyaan dapat menampilkan rekomendasi kata — mirip saat kita googling.

Saya memanfaatkan Google Script untuk menampung mesin sederhana ini supaya bisa diakses kapanpun tanpa batas waktu. Lihat laman ini untuk mencobanya.

3. Catatan Bimbingan Skripsi Online

Sepuluh tahun yang lalu, lembar kendali mahasiswa tingkat akhir adalah selembar kertas bertuliskan loogbook bimbingan skripsi. Sayangnya proses manual semacam ini tidak dapat dimonitor oleh manajerial. Jajaran pemimpin tidak dapat menjawab pertanyaan “Berapa persen mahasiswa yang tidak melakukan bimbingan pada minggu ini ?”

Tak lain dan tak bukan, yang mampu meng-capture informasi strategis ini adalah sistem informasi. Namun membangun sistem informasi yang interaction traffict-nya relatif sedikit itu overkill.

Google punya solusinya. Kita dapat memanfaatkan Google Sheet dan Gmail untuk mewujudkan tools powerful. Tentunya perlu integrasi dengan Google Apps Script.

SEMAR — Self Monitoring Assitance for Research, tools sederhana buatan tim Prodi Informatika dapat dimanfaatkan mahasiswa untuk menulis catatan harian bimbingan skripsinya. Pada waktu bersamaan, dosen pembimbing dapat menerima notifikasi email dan memberi tanggapan atas catatan yang ditulis mahasiswanya.

Berbagai tools dapat kita ciptakan dengan mengintegrasikan Google Apps Script, Google Sheet, Google Doc dan Gmail. Melalui teknologi ini, demokratisasi inovasi teknologi dapat terwujud dan pastinya ragam insightful data dapat segera di-capture oleh jajaran Manajerial. Dengan demikian, identifikasi masalah dapat diukur sejak dini dan dicarikan solusi yang tepat.